Yazı İşleri Müdürlüğü
Görevin Kısa tanımı :
(1) İdarenin iç ve dış yazışmalarını,sivil savunma hizmetlerini yürütmek,Meclis ve Encümen hizmetleri ile Genel Sekreterlik Özel kalem Hizmetlerini yürütmek.
(2) Bağlı Birimler
- İdari İşler Servisi
- Arşiv Servisi
- Meclis ve Encümen Servisi
- Evrak Kayıt Servisi
- Özel Kalem Servisi
(3) Görevin Genel Tanımı
a)İl Özel İdaresi ve bağlı birimlerinin içi ve dış yazışmalarının koordinasyonunu yapmak.
b)Yazışma usullerini kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütmek; idareye gelen ve giden tüm evrakları kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
c)Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatları ilgili birim ve kurumlara bildirmek.
d)Resmi Gazete ile diğer mevzuatlarda İdare'yi ilgilendiren konuları belirleyerek ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
e)Gizli, çok gizli, hizmete özel, kişiye özel evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
f)Doküman yönetim sistemini oluşturmak ve evrak dolaşımını sayısal ortama aktarmak.
g)İl Özel İdaresi bünyesinde kullanılan her türlü evrak ve dosyalama teknikleri konusunda standardizasyon çalışmaları yapmak, ilgili birimler nezdinde uygulanmasını takip etmek.
h)Dosya tasnif ve saklama planlarının güncelleme işlemlerini takip etmek.
i)Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
j)Milli ve dini bayramlarda, Atatürk’ü anma ve mahalli kurtuluş günlerinde İl Özel İdaresi’nde tören ve benzeri hizmetleri yürütmek.
k)Bayrak kanunu hükümlerinin İl Özel İdaresi binalarında uygulanmasını sağlamak.
l)İdarenin hizmet binalarının ve eklentilerinin güvenliğinin sağlanası hırsızlık, yangın gibi tehlikelere karşı korunması ile ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak.
m)Sivil Savunma hizmetlerini yürütmek, Bina, hizmet ve mal bakıcılığı ile ilgili iş ve işlemlerin takibini yapmak.
n)İl Özel İdaresi arşivini kurmak ve yönetmek; arşiv mevzuatı gereği, Arşiv Yönetmeliği'ni ve Dosya Tasnif ve Saklama Planları'nı hazırlamak, güncellemek ve planların uygulanmasını sağlamak. Birim ve kurum arşivlerini elektronik ortamda değerlendirmek ve bu amaçla projeler üretmek. İl Özel İdaresi’ne bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda gerekli danışmalık hizmetlerini vermek, sonuçlarını izlemek. Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek. Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerini yapmak. Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan belgeleri mevzuata göre tasnif etmek.
o)Asker ailelerine yardım ile ilgili iş ve işlemleri yapmak. Terör mağdurları ile ilgili idari işleri ve işlemleri yapmak.
p)İdare’nin ilan edilecek resmi ilanlarını ilan panosuna asmak ve ayrıca web sayfasında yayınlanmasını sağlamak.
q)Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
r)Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.
s)Genel Sekreterin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.
3. Meclis Encümen Servisi
a)İl Genel Meclisi’nin toplanması ile ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
b)Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
c)Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
d)Meclis Başkanlığı’nca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
e)Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
f)İhtiyaç duyulması halinde komisyona yardımcı olmak üzere, teknik eleman ve bilirkişi desteği almak için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne başvurmak.
g)Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.
h)Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve kâtiplerine imzalatılmasını sağlamak.
i)Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.Meclis Başkanlığı’nın yapacağı yazışmaları yürütmek.
j)Meclis kararlarını, usulüne uygun olarak ilan etmek ve meclis üyelerine duyurmak.
k)Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasının sağlamak.
l)Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.
m)Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek.
n)Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
o)Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
p)Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
q)Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak.
r)İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
s)İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
